展會(huì)開幕以后，展會(huì)就進(jìn)入了展覽期間的現(xiàn)場工作階段，這是展會(huì)最重要和最關(guān)鍵的階段，展會(huì)前期的所有準(zhǔn)備工作都是為了這一個(gè)時(shí)期的工作能順利進(jìn)行。展會(huì)的辦展目標(biāo)、參展商的展覽目標(biāo)和觀眾的參觀目標(biāo)主要是在這一階段得到實(shí)現(xiàn)，這一階段的工作直接決定展會(huì)舉辦的成功與否。展會(huì)展覽期間的現(xiàn)場工作主要包括：

1．參展商現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)和服務(wù)

展覽期間，所有的參展商都親臨展會(huì)，展會(huì)一般都會(huì)抓住這一機(jī)遇，親自到各參展商的展位拜訪參展商，或者邀請參展商座談，與他們聯(lián)絡(luò)感情，了解他們的需求，征求他們對展會(huì)的意見和改進(jìn)建議，及時(shí)為他們提供其需要的各種服務(wù)。

2．觀眾登記和服務(wù)

觀眾通過登記進(jìn)入展會(huì)會(huì)場以后，展會(huì)要對觀眾參觀、觀眾信息咨詢、中場休息場地和設(shè)施的提供、觀眾與參展商貿(mào)易談判等提供便利和服務(wù)。

3．公關(guān)和重要接待活動(dòng)

展會(huì)展覽期間，展會(huì)往往會(huì)安排一些重要的公關(guān)活動(dòng)，如邀請重要領(lǐng)導(dǎo)參觀和視察展會(huì)、接待外國參展和參觀代表團(tuán)、接待行業(yè)協(xié)會(huì)和商會(huì)的考察、接待外國駐華機(jī)構(gòu)代表的訪問等。這些公關(guān)和接待活動(dòng)對擴(kuò)大展會(huì)影響、樹立展會(huì)良好形象有重要作用。

4．媒體接待與采訪

展覽期間，展會(huì)還會(huì)安排一些媒體對展會(huì)進(jìn)行參觀和采訪，一些著名的展會(huì)媒體還會(huì)主動(dòng)申請采訪，如前所述，接待媒體與安排媒體采訪對擴(kuò)大展會(huì)宣傳推廣有重要作用，展會(huì)要認(rèn)真對待。另外，展會(huì)還可以通過展會(huì)的新聞中心有意識地對外發(fā)布一些展會(huì)方面的新聞以進(jìn)一步擴(kuò)大展會(huì)的影響。

5．展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的協(xié)調(diào)管理

展覽期間舉辦的會(huì)議、比賽、表演和其他相關(guān)活動(dòng)，展會(huì)要積極安排和協(xié)調(diào)，如第十章的相關(guān)論述。

6．現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作

展覽期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展會(huì)、防止展品丟失和被盜、展會(huì)消防安全保護(hù)、協(xié)助參展商處理一些安全保衛(wèi)方面的工作等。和布展時(shí)一樣，展覽期間展會(huì)也只負(fù)責(zé)提供一般的保護(hù)工作。

7．現(xiàn)場清潔

展會(huì)一般要負(fù)責(zé)展場公共區(qū)域如通道等的清潔衛(wèi)生工作，展覽期間以及每天閉館后派出相關(guān)人員清潔和打掃這些區(qū)域；展會(huì)一般不負(fù)責(zé)各展位里面的清潔衛(wèi)生工作，這些區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作由各參展商自己負(fù)責(zé)。

8．有關(guān)信息的收集整理

展會(huì)展覽期間，各種信息匯集于同一個(gè)展館里，展會(huì)要抓住這一時(shí)機(jī)收集有關(guān)信息，如對參展商和觀眾進(jìn)行問卷調(diào)查，了解他們對展會(huì)各方面的看法和意見等。展覽期間收集的信息是改進(jìn)展會(huì)辦展策略的重要參考資料，展會(huì)要認(rèn)真收集、分析和整理。

9．與場地部門結(jié)算工作

展會(huì)要派出專門人員與展館場地部門核對展會(huì)租用面積、參展類別和各服務(wù)收費(fèi)，準(zhǔn)備相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，為展會(huì)閉幕后與場地部門結(jié)算作準(zhǔn)備。

10．與有關(guān)方面商談下一屆展會(huì)的合作與代理事宜

展覽期間，展會(huì)的各合作單位和招展、招商代理一般都會(huì)親臨展會(huì)，這時(shí)，要與他們商談下一屆展會(huì)的合作與代理招展、招商等事宜，為下一屆展會(huì)提前作準(zhǔn)備。

11．為下一屆展會(huì)招展預(yù)訂展位

展覽期間，行業(yè)內(nèi)企業(yè)和人員大量匯集，展會(huì)可以在大會(huì)現(xiàn)場設(shè)立專門“招展辦公室”，負(fù)責(zé)為參展商預(yù)訂下一屆展會(huì)的展位。

展會(huì)展覽期間的現(xiàn)場工作涉及的面很廣，展會(huì)一定要事先周密布置，仔細(xì)安排，責(zé)任到人，確保每一項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)，使每個(gè)工作人員分工合理、責(zé)任分明、分工協(xié)作，共同管理好展會(huì)的現(xiàn)場各項(xiàng)工作。

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